7.5 KiB
Samenvatting
Rollen binnen Procesmanagement
- Proceseigenaren zorgen voor effectieve werking van een proces en verbetering waar mogelijk. Dit is de manager/directeur die in de operatie voor dat proces verantwoordelijk is. Vastgelegd in het Processenhuis.
- Procesbegeleiders (1 of 2 per afdeling) brengen huidige en gewenste processen in kaart en organiseert hiervoor sessies.
- Procesmodelleurs leggen de processen vast in Engage (software). Dit zijn functioneel beheerders en PMO-ers.
- Team Processen is de centrale aanjager en vraagbaak en eigenaar van het processenhuis.
- "Samenstelling: Businesscontoller (Vera Colen?), FB-er Engage (Monique Steijen), ntb????"
Een format voor de procesbeschrijvingen is hieronder gegeven.
Originele tekst
In de dynamische wereld van hedendaagse organisaties vormt procesmanagement een onmisbare schakel voor het optimaliseren van efficiëntie, het verbeteren van kwaliteit en het waarborgen van continue groei. Voor organisaties die een start maken met procesmanagement en het systematisch vastleggen van hun processen, zijn zorgvuldig gedefinieerde randvoorwaarden en basisvereisten cruciaal.
Randvoorwaarden voor Procesmanagement:
Leiderschap en Betrokkenheid: Een toegewijd leiderschap dat de filosofie van procesmanagement omarmt, is van essentieel belang. Leiders moeten niet alleen de waarde van procesoptimalisatie begrijpen, maar ook actief betrokken zijn bij het begeleiden en ondersteunen van het procesmanagementinitiatief.
Cultuur van Continue Verbetering: Het creëren van een cultuur waarin medewerkers gemotiveerd zijn om voortdurend verbeteringen voor te stellen en te omarmen, is een cruciale randvoorwaarde. Dit bevordert een dynamische omgeving die veranderingen verwelkomt en zich aanpast aan nieuwe inzichten.
Competentieontwikkeling: Het trainen en ontwikkelen van medewerkers op het gebied van procesmanagement is een randvoorwaarde. Hierbij is niet alleen aandacht voor technische vaardigheden noodzakelijk, maar ook voor soft skills zoals communicatie en samenwerking.
Rollen binnen procesmanagement:
De proceseigenaren: Het waarborgen van de effectieve werking van een proces en waar mogelijk initiatief nemen tot het verbeteren. Dit is de leidinggevende (manager/directeur) die in de operatie verantwoordelijk is voor de juiste (effectief en efficiënt) uitvoering van het proces. Bij gedeelde verantwoordelijkheid wordt in overleg bepaald wie de rol van proceseigenaar neemt. Deze eigenaren zijn vastgelegd in het processenhuis Humankind (in Engage)
De procesbegeleiders:
Faciliteren het in kaart brengen van huidige en gewenste processen. Uitgangspunt is dat de proceseigenaren zelf het initiatief nemen voor het vastleggen van ‘hun’ processen. Door binnen elke (staf-)afdeling een of twee procesbegeleiders te hebben zijn we in staat om snel en efficiënt het proces expliciet te maken met een vergelijkbare werkwijze. Dit kan zowel gaan om de huidige als de gewenste werkwijze. De procesbegeleider organiseert, bereidt de sessies voor, begeleidt de sessie en werkt het proces in concept uit.
De procesbegeleider heeft de mogelijkheid om processen vast te leggen in Engage.
De procesmodelleurs:
We kiezen er – in deze fase – voor om het vastleggen van de processen in Engage bij een beperkt aantal mensen te leggen. Zo bouwen we kennis op en borgen we uniformiteit in de wijze van vastlegging. Voor deze rol heeft Humankind besloten die te beleggen bij functioneel beheerders en PMO-ers. Zij worden binnenkort opgeleid in het gebruik van Engage en de wijze waarop Humankind haar processen wil vastleggen en publiceren van de processen op Groei
. Het PMO neemt deze werkwijze integraal op in de projecten. Daarvoor zullen de PMO-ers zowel als procesbegeleider als ook als procesmodelleur worden geïnstrueerd.
Team processen:
Zeker in de eerste fase is het belangrijk om een plek als centrale aanjager en vraagbaak te hebben. Verantwoordelijk voor:
Het stimuleren en faciliteren van het gebruik van processen en het door ontwikkelen van procesmanagement binnen Humankind.
Eigenaar van het processenhuis van Humankind als kapstok voor de ontwikkeling.
Samenstelling: Businesscontoller (Vera Colen?), FB-er Engage (Monique Steijen), ntb????
Format procesbeschrijvingen
Bij het optekenen van een proces is het van belang om zorgvuldig te werk te gaan en alle relevante informatie vast te leggen. Hier is een lijst met de gemaakte afspraken binnen Humankind waar je aan moet denken bij het optekenen van een proces:
Procesnaam en Doelstelling
Geef het proces een duidelijke naam die de kern van de activiteit weerspiegelt. Definieer de hoofddoelstelling van het proces.
Betrokken Stakeholders
Identificeer alle interne en externe belanghebbenden die bij het proces zijn betrokken. Noteer hun specifieke rollen en verantwoordelijkheden.
Processchema
Maak een visueel overzicht van het proces. Visualiseer de stappen in het proces en de onderlinge relaties.
Processtappen
Beschrijf elke afzonderlijke stap in het proces. Specificeer de volgorde en de WAT van de stap. De HOE wordt niet beschreven in een processtap.
Beschrijving van Activiteiten
Geef gedetailleerde informatie over de uit te voeren activiteiten in elke processtap. Houd rekening met benodigde resources en competenties.
Technologische Ondersteuning
Specificeer eventuele technologische tools die het proces ondersteunen. Zorg voor integratie met bestaande systemen indien nodig.
Proceseigenaar
Benoem een verantwoordelijke persoon als eigenaar van het proces. Wijs een aanspreekpunt aan voor vragen en optimalisatiesuggesties.
Documentatieversie en Datum
Houd de versie van de documentatie bij. Voorzie elke versie van een datum om de actualiteit te waarborgen.
Goedkeuring en Review
Zorg voor goedkeuring van de betrokken partijen voordat het proces wordt geïmplementeerd. Plan regelmatige reviews om het proces te evalueren en indien nodig bij te werken.
Deze lijst biedt een solide basis voor het optekenen van een proces en zorgt ervoor dat alle cruciale elementen worden vastgelegd. Het is belangrijk om flexibel te blijven en de documentatie regelmatig bij te werken om veranderingen in de organisatie te weerspiegelen.
In de toekomst kunnen we de basis processen uitbreiden met onder andere
Risico's en Controles
Analyseer mogelijke risico's die het proces kunnen beïnvloeden. Definieer interne controles om risico's te beheersen.
Tijdlijnen en Doorlooptijden
Geef de geschatte tijd aan die nodig is voor elke processtap. Bepaal de totale doorlooptijd van het proces.
Kwaliteitsnormen en Prestatie-Indicatoren
Stel kwaliteitsnormen vast die het proces moet behalen. Bepaal meetbare prestatie-indicatoren om de effectiviteit te monitoren.
Inputs en Outputs
Documenteer duidelijk welke inputs het proces ontvangt en welke outputs het oplevert. Identificeer de bronnen van inputs en de bestemming van outputs.
Informatiestromen
Beschrijf hoe informatie door het proces stroomt. Identificeer communicatiekanalen en documentatievereisten.
Basisvoorwaarden voor het houden van een procesworkshop:
-
Identificeer de Stakeholders: Een grondig begrip van wie er betrokken is bij het proces is essentieel. Stakeholders moeten worden geïdentificeerd en betrokken bij het vastleggen van hun specifieke rollen en verantwoordelijkheden.
-
Betrek Medewerkers Actief: De mensen die dagelijks bij de processen betrokken zijn, hebben waardevolle inzichten. Het actief betrekken van medewerkers bij het optekenen van processen verbetert de nauwkeurigheid en acceptatie.